呈贡培训会议服务

服务的流程：一般而言，作为专业的会议服务公司，对于会议服务流程的把握应该更专业更到位，会议服务流程大多经过以下几个环节：1、策划：作为专业的会展代理公司，我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。2、咨询：在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。大型会议更是要与保密、交通、供电等有关部门沟通协调，确保万无一失。呈贡培训会议服务

会议服务程序：会议开始前几十分钟，服务员要各就其位准备迎接会议宾客。如果与会者是住在本旅店的客人，只需在会议室入口处设迎宾员；如果与会者不在此住宿，还应在本店大厅门口处设迎宾员欢迎宾客，并为客人引路。(1)宾客到来时，服务员要精神饱满、热情礼貌地站在会议厅(室)的入口处迎接客人配合会务组人员的工作，请宾客签到、发放资料、引宾客就坐。然后送上香巾、荼水。(2)会议进行中间适时续水。服务动作要轻、稳，按上荼服务规范进行。西山区定制化会议服务报价表作好会前准备保时间。

酒店入场迎接服务：1.在开会前几十分钟应将会议室打开，安排二名服务员站在门口迎接主要人员。2.主要人员到达问好，并为其接拿或挂好衣帽。3.引重要的人到预定的坐位上，动作要稳，保证安全。4.主要人员坐定后，送上小毛巾。5.由里外为主要人员沏茶。6.人场完毕后，管好门保持环境安静。凡在主席台上就坐的主要人员，都要为其接挂衣帽，随其到坐位上，为其拉椅让坐。人员坐定后，即送上小毛巾，随即为其沏茶。主讲人在开始讲话时即为其沏茶。随时为其沏茶。在一般情况下，一次续茶在会议开始后几十分钟左右进行，第二次起一般在30分钟左右进行。主讲人每换一位，应更换茶杯（禁止接用茶杯）。随时注意观察在席台就坐的主要人员的动向，随时为其服务和解决问题。

作好会前准备保时间：一是做好会议演练。会前演练有利于会务工作者发现问题、查堵漏洞、熟悉流程，是确保会议流畅运转的有效措施。比如有选举事项的大会，就需要会前召集选举会议主持人和所有涉及选举任务的工作人员举行演练，特别是对选票收发、投票、计票等关键环节，应反复演练、调整完善，确定合理、高效的运行方案，保障选举顺利进行。二是做好材料把关。要根据方案严控汇报、发言的材料篇幅，会前严格把关，并要求发言时开门见山、直奔主题；对需在会上审议的文件材料，会前要充分征求有关领导、部门意见，认真修改完善，确保上会材料质量。三是做好会场布置。要制作会场座位图，合理安排汇报人座席，使其尽可能靠近汇报席。提前检查汇报席设置、名签顺序是否正确，会议材料是否齐全完整，主持词、领导讲话稿是否预留等，并确认音响、视频、话筒等是否正常，防止“小事上翻船”，影响会议进程，拖延会议时间。分工落实，要准确高效。

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑，达到一下标准：一、大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。” 二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一整天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。四：要有停车场。现代社会召开会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。要细化会议筹备任务分工，明确任务和责任人，确保每项工作有人负责，特殊情况有人处理。呈贡培训会议服务

把会开短是真功夫，是会务组织者和全体与会人员工作作风、业务能力的体现。呈贡培训会议服务

优化会议方案控时间：1、根据议题的重要性和议题之间的连贯性，科学合理确定会议议程，分配议题时间、明确时间节点，保障会议运转高效顺畅。2、要根据会议性质和议题轻重缓急，向领导建议较为合适的议题数量，防止因议题数量过多而导致固定时间内讨论不充分或会议时间被延长。比如，征求意见座谈会一般应一会一题，研究具体事项的会议一般应控制在五项议题内。要与议题承办部门充分沟通，共同做好上会议题有关准备工作，对酝酿不成熟、准备不充分的议题，及时建议领导推迟上会。3、会议的重点、复杂环节要准备细致，详细制定运行流程。比如会中转换议题、颁奖等，涉及人员转场、会场布置等，从人员排序站位、移动路线，到服务人员进场时机、会场布置方式、所需时间等各环节要事先明确，做到变而有序、快而不乱。 呈贡培训会议服务

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