北市区承办会议服务指南

作好会前准备保时间：一是做好会议演练。会前演练有利于会务工作者发现问题、查堵漏洞、熟悉流程，是确保会议流畅运转的有效措施。比如有选举事项的大会，就需要会前召集选举会议主持人和所有涉及选举任务的工作人员举行演练，特别是对选票收发、投票、计票等关键环节，应反复演练、调整完善，确定合理、高效的运行方案，保障选举顺利进行。二是做好材料把关。要根据方案严控汇报、发言的材料篇幅，会前严格把关，并要求发言时开门见山、直奔主题；对需在会上审议的文件材料，会前要充分征求有关领导、部门意见，认真修改完善，确保上会材料质量。三是做好会场布置。要制作会场座位图，合理安排汇报人座席，使其尽可能靠近汇报席。提前检查汇报席设置、名签顺序是否正确，会议材料是否齐全完整，主持词、领导讲话稿是否预留等，并确认音响、视频、话筒等是否正常，防止“小事上翻船”，影响会议进程，拖延会议时间。大型会议的会务工作任务重、要求高、难度大，比较繁杂。北市区承办会议服务指南

服务的流程：一般而言，作为专业的会议服务公司，对于会议服务流程的把握应该更专业更到位，会议服务流程大多经过以下几个环节：1、策划：作为专业的会展代理公司，我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。2、咨询：在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。五华区第三方会议服务总结做会议服务，我们是认真的！

会议服务接待标准：1、目的为了规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定的为用户提供良好会议接待服务。还适用范围适用于大厦各类会议接待工作。3、职责：客户部负责会议接待的具体实施。客户员负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施；客户部负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；会议接待员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行。

关于主会场，一般设置的主席台，高度、宽度、进深应当合适，对面及两侧有足够空间布置各类屏幕；其次要有空间适宜的台下会场，大小应满足参会人数需要，尽量方正，会场前排与主席台之间要留有适当距离。关于分会场，还是选择阶梯式会场，可更好展示参会人员整体画面，减少前排对后排的遮挡；不是阶梯会场的，拍摄分会场的摄像头位置不能过低，尽量照顾会场全景。分会场一般不再单设主席台，参会人员均面向显示主会场画面的大屏幕就座。各分会场的形式和布局应尽量统一。会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

会议方案是会议组织安排的总纲，制定会议方案应当注意以下几个方面。一是周密细致、程序规范。会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务，明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，合理安排会议议程，使各场次会议能顺利衔接，避免出现死角和盲区。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。二是加强沟通，统筹协调。一方面，要加强对上的沟通请示工作。大型会议规格高、影响大、议题重要，在组织筹备会议的过程中，必须加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作。另一方面，要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展，是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在会议筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作有序进行。三是细化分工、倒排工序。要逐项细化分解任务、确定职责分工，使各部门明确会议每个阶段、每个环节的职责和分工，避免出现推诿扯皮的现象。会前检查：会议开始前，根据会议内容列项检查：如设备设施、会议物品，人员准备情况等。五华区第三方会议服务场地出租

分工落实，要准确高效。北市区承办会议服务指南

在会议进行当中，我们需要注意以下这几方面：（1）会议主持人：主持会议要注意、介绍参会人员、控制会议进程、避免跑题或议而不决、控制会议时间；（2）会议座次的安排：一般情况下，会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。一般情况下会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。北市区承办会议服务指南

云南山谷枫餐饮管理有限公司坐落于云南省昆明市西山区团结乡龙潭办事处乐居村豹子箐，是集设计、开发、生产、销售、售后服务于一体，运动、休闲的服务型企业。公司在行业内发展多年，持续为用户提供整套拓展，会议，餐饮的解决方案。公司主要产品有拓展，会议，餐饮等，公司工程技术人员、行政管理人员、产品制造及售后服务人员均有多年行业经验。并与上下游企业保持密切的合作关系。依托成熟的产品资源和渠道资源，向全国生产、销售拓展，会议，餐饮产品，经过多年的沉淀和发展已经形成了科学的管理制度、丰富的产品类型。云南山谷枫餐饮管理有限公司以先进工艺为基础、以产品质量为根本、以技术创新为动力，开发并推出多项具有竞争力的拓展，会议，餐饮产品，确保了在拓展，会议，餐饮市场的优势。