湖南人事档案数字化服务方案

档案数字化的必然性。档案是指有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料，为了充分发挥档案资源的价值，必须要解决好档案的收集、管理、保存和利用的问题，但长期以来，很多企事业、学校等单位档案资料固守传统的模式，一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便，对档案的备份也需要大量的人力物力，而且容易出现错误，这对社会经济的发展不利，随着计算机信息技术的发展，档案数字化已成为必然的趋势。应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。湖南人事档案数字化服务方案

实现档案管理的数字化关键在于档案数字化。需要将纸质的档案，例如各种文字、图表、声像等通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中，而要实现这个动作，一是需要有关硬件，二是需要管理管理软件。有关硬件即电脑设备、扫描设备、数码相机等，管理软件即专门针对档案管理进行开发设计的档案管理系统。上海新影捷信息技术有限公司成立于2005年，一直致力于以档案数字化建设为中心的全流程档案服务，是国内少数获得“双软资质”证书、“信息安全服务资质”证书等一整套档案管理系统开发及服务资质的****。城建档案数字化服务外包工作规范应建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施。

档案数字化采集，从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。档案数字化查阅，以组织系统资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

档案数字化的数据挂接是档案扫描后形成的格式文件在档案管理系统中与其元数据联系起来的过程。数据挂接要符合格式文件存放路径规则和文件命名规则，包括案卷级和文件级。档案装订要求是指档案完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像命名。

数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的档案数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统运行后，可以大幅提高工作效率，提升工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。湖南人事档案数字化加工

同一批档案应采用相同的存储格式。湖南人事档案数字化服务方案

档案管理系统具有以下特色，以档案局发布的《归档文件整理规则》作为标准设计，专业性强，操作方便易上手。档案数字化后的电子文件根据归档整理规则成功应用于企事业、机关单位、学校等各个行业。主要包括档案管理、查询管理、用户管理、系统维护、操作帮助等模块，涵盖了资料登记、立卷归档、检索借阅、档案移交等各项日常工作，并使档案数字化处理流程规范化，大幅提高了工作效率；支持保存各种格式的电子文件，如word、excel、扫描文件等，同时也支持浏览器在线预览。湖南人事档案数字化服务方案

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