广东事业单位数字档案室建设指南

    样板档案室拥有专、业的档案管理咨询服务能力。面向客户推出的方案涵盖专、业档案管理咨询内容，安排有经验的档案**，针对实体档案的整理、分类，还有数字化处理以及数字档案的归档利用等业务来制定规章制度，给予契合档案局要求的标准档案管理服务，力求塑造出能在全、国推广的档案管理规范范例。在基础设施方面，方案配备标准的现代档案配套设施。它能够助力档案现代化标准库房的搭建，推动档案配套软件主机房建设，完成信息网络的构建以及其他配套设施的完善，以此达成实体档案的科学保存与管理，为数字档案信息化提供网络与硬件层面的有力支撑。分享数字档案室和样板档案室有什么区别？如何评估样板档案室方案的效果？样板档案室方案的成本是多少？。 关键词检索允许用户输入与档案内容相关的关键词进行搜索，系统会根据关键词匹配程度返回相关档案。广东事业单位数字档案室建设指南

电子文件归档具有四性检测功能。可对各类业务系统对接过来的数据进行自动检测，包含完整性、准确性、可用性、安全性四个方面，筛选出不合规范的数字档案数据，防止不满足归档要求的数据进入档案系统归档。四性检测包括：准确性检测，检测元数据枚举值、数据格式以及案卷数与实际卷内数量是否一致；完整性检测，检测元数据必填项、电子文件是否缺失；可用性检测，检测电子文件是否能被正常打开以及预览。安全性检测，检测系统是否存在恶意代码以及是否被非法访问。

电子文件归档系统对不同组织形式（有卷、无卷）档案分库、不同信息形态（文字、图片、影像、录音)档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数字档案处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。电子文件归档系统根据规则配置。设有数据通道，系统支持自定义配置数据来源系统名称、数据接收门类代号，从而自定义创建数据通道。具有映射规则，系统支持元数据映射规则配置，对来源系统字段英文名称、来源系统字段中文名称、映射的综合档案系统字段进行自定义配置。 山东事业单位数字档案室数字档案管理系统通常具备直观、易用的操作界面，用户无需具备专业的技术知识即可轻松使用。

    档案远程服务利用系统会按照审核状态来区分不同的业务，帮助审批人更顺畅地进行审批工作，进而充分运用数字档案。在这个系统里，业务审核模块会依据当下业务申请单处在的审核阶段与呈现的状态，把各类业务有条理地归类展示出来，如此，申办人员就能比较容易地找到当下迫切需要审核的业务申请单，使得业务推进更为顺利。业务在线申办模块能及时给出申办结果，操作起来既顺手又便利。当档案远程服务利用系统确认业务订单审核通过且已被受理后，就能够直接在网上开展后续申办流程，向申请人告知申办结果，并且还具备直接给前台用户发送电子文件的功能，这样就避开了线下反复沟通的繁琐环节，削减了沟通方面的成本支出，让档案利用服务流程更加流畅。

数字档案室应用系统应以国家或地方制定的标准、规范为基础，具有管理文书、声像（照片、录音、录像）、科技、专业等各门类电子档案和辅助管理实体档案资料的功能。且具备灵活的可扩展功能，包括档案资料门类的扩展管理、分类方案的扩展管理、适当的元数据方案扩展管理、电子档案移交包制作的扩展管理等。

电子档案门类的扩展管理应能依据已经实施的元数据方案扩展管理新增电子档案门类，且具备新增门类归档电子文件及其元数据的捕获、登记以及电子档案的分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、处置、统计、移交、审计、用户管理等一系列功能。 数字化存储避免了纸质档案的物理损耗，确保档案长期可读可用，例如通过格式迁移技术适应未来技术发展。

系统流程

通过建设志书在线编纂管理系统，实现与地情资源管理与利用工作的高效采集、集中管理、动态调用和服务功能的高度互联互通，通过引入信息化编纂方式，提升数字方志信息化建设进程，促进方志文化发挥，提升方志工作的影响力，为地方志办信息化建设总体目标奠定坚实基础，实现为本地区经济、文化建设提供服务的目标。

功能介绍

通过建设“志书在线编纂管理系统”实现志书在线编纂管理一体化的目标，提高志书编纂效率，规范志书编纂流程，系统支持对志书主编、副主编、责任编辑、编辑、撰稿员等不同角色，同时在线编撰、修改、批注、任务分配、自动合拢、稿件审核、一校、二校、三校等功能与各项应用，满足用户对志书的编辑管理、任务管理、目标管理、过程管理、内部评审等功能。 数字档案有助于保护纸质档案的原貌。纸质档案长时间保存受潮、变黄损坏，而数字档案则不受这些因素的影响。天津事业单位数字档案室

随着信息技术的发展，数字化转型已成为发展趋势。数字档案作为数字化转型的重要工具，符合发展的需要。广东事业单位数字档案室建设指南

    数字档案室的网络基础设施，是单位整个网络体系中的一部分，需要统一地去规划、设计并进行建设。通常而言，会把数字档案室的网络管理中心安排在单位的中心机房。单位的中心机房得有防雷、防静电、防磁、防火、防水、防盗、稳压、恒温、恒湿这些基础条件，毕竟中心机房以及网络综合布线该怎么安排，得充分依据各类电子文件采集、归档，还有数字档案资源的安全管理、移交等实际工作需求来定。同时，要给数字档案室配置数量合适的内部局域网、外网以及内网网络信息点，确保网络性能可以满足图像、音频、视频等多种数据的传输、利用需要，以便数字档案室的日常工作能够顺利推进。 广东事业单位数字档案室建设指南