湖北事业单位数字档案馆

数字档案室的编目著录应以档号为基础，支持各门类电子档案题名、责任者、文件编号、时间、保管期限等元数据的著录，自动编制电子档案案卷级、文件级电子目录。应能根据电子档案著录的不同要求，提供必要的著录窗口，为著录者提供下拉菜单、携带录入以及日历、时间轴等自动化著录工具，提升著录方式的自动化程度；应能自动核验著录信息的完整性、规范性和有效性，并提示修改、校正，应支持在权限许可范围内的元数据或目录数据的增加、修改、删除等。在纸质档案数字化工作开展的现在，科学规范的管理工作对确保数字化成果质量和工作效率具有重要的意义。湖北事业单位数字档案馆

数字档案室应用系统应具备审计追踪、用户与权限管理、数据维护、参数设置等基本系统管理功能。审计追踪应具备日志功能，用于记录、审计各类管理、操作行为。应能记录管理员、各类用户的行为信息，包括登录数字档案室应用系统、实施档案门类管理、编辑元数据或目录数据、处置电子档案等各种操作行为；应能记录非授权用户试图登录或操作的行为；应能记录登录或操作失败的有关信息；应具备日志检索、输出、导出等管理功能。参数设置应支持全宗信息配置与编辑，可为各门类数字档案资源配置档号构成规则，通过数据字典管理功能在允许范围内配置元数据值域，应支持电子档案原文存储路径的配置，以及各种报表格式的编辑、修改等。湖北企业数字档案验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。

越来越多的高校档案馆、事业单位档案馆作为对外办理教职工、学生等群体档案业务的窗口，每年都会为大量的毕业生、教职工、用人单位等个人或机构提供数字档案业务办理服务。在当今信息化高速发展的时代，传统人工业务办理模式弊端频现。一方面对于业务申请人来说往往办理某个业务需要不断的往返档案馆，线下沟通成本太大；另一方面对于档案馆业务办理者而言，日常业务量大，产生的业务记录繁多，传统手工电话、登记模式办理效率太低，此外业务数据、数字档案也不易管理和统计。因此建立一个能够通过远程线上业务申请、审批、办理的一站式档案远程服务利用平台对档案馆来说尤为重要。

数字档案室的用户与权限管理应能配置三员管理用户组，支持灵活的用户组、用户注册、赋权、编辑、删除、迁移等操作；应具备完善的功能权限与数据权限，能够灵活赋权或关闭权限，并具有可扩展性；应支持用户口令管理，包括口令强度、找回口令、口令重置、关闭口令等功能。数据维护应具备基本的数据维护功能，应支持多种通用格式的元数据或目录数据的导入、导出，数据库管理系统数据文件的自动备份与恢复，以及数字档案资源的删除与回收等。很多单位采取了外包方式开展纸质档案数字化工作，其安全问题不容忽视。

档案远程服务利用系统覆盖高校及企事业单位各种业务办理需求。系统采用业务自定义配置模式，可根据不同单位的实际业务需求，数字档案等情况灵活配置业务类型，如：成绩翻译业务、档案转递业务、学历学位证明业务等，既能满足当前的业务需要同时也能支撑后续的业务扩展增加等因素，避免了由于业务类型增加而导致系统需要二次开发带来的不便。多种业务办理方式，满足不同业务实际要求。系统针对各类业务提供在线办理、寄送办理以及预约到馆办理三种业务办理方式，可直接在线反馈业务办理结果，也可向用户提供寄送办理所需的运单号收件等信息，还可以通过线上预约到馆现场办理。完全符合当前各档案馆实际办理模式。按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。湖北事业单位数字档案馆

未来，这些数字还会增长，要满足社会大众的新需求，需要更加现代化、电子化、网络化的档案管理。湖北事业单位数字档案馆

云展管理系统展示端用于对外展示后台发布的数据，通过手机或者终端设备实现数字档案信息的在线浏览以及互动。展示端主要包含机构概况、电子书资料、图文资料、音视频资料、专题资料以及全文检索六大模块，可实现单位基本信息、图文、音视频、3D电子书以及专题资料的在线浏览与检索。“电子书资料”模块用于对外展示单位的电子书，包含：年鉴、志书、档案展报、期刊杂志等任何形式的出版物。电子书显示完全复制实体纸质书排版以及格式，手动触摸手机屏或者终端大屏即可实现翻页效果，大幅增强了用户阅读体验。湖北事业单位数字档案馆

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