河北事业单位数字档案室建设指南

云展管理系统的“专题”模块用于展示单位的专题信息。由图片，电子书、音视频等单一材料经过后台编研形成专题发布至前台，专题材料在浏览时系统默认资料时间从前到后浏览，以时间轴的方式显示在展示端形象生动，有利于阅读者理解专题信息追溯整个专题历史。云展管理系统的“搜索”模块主要方便阅读者通过手机端或者终端设备快速检索需要查看的数字档案等信息，检索范围包含管理库全库资料信息。搜索结果出来后会自动按照类型分类方便检索查看。档案安全（包括档案实体安全和档案信息安全）的保障，从管理和技术等不同角度对其进行规范。河北事业单位数字档案室建设指南

数字档案室的数字档案资源应包含文书、声像（照片、录音、录像）、科技、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和数字资料等，若条件成熟，公务电子邮件、网页等门类的电子档案也应作为数字档案资源建设内容。数字档案资源建设的基本要求是齐全完整、标准规范。齐全完整性要求包括归档保存的数字档案资源门类应齐全、完整，各门类电子档案或数字副本应齐全、完整，能够系统反映本单位履行主要职责的过程；关于同一事由的往来文件以及文件的组件应齐全、完整，文件之间的有机联系得以保存；各门类电子档案内容信息处于原始状态，基本元数据齐全、完整。浙江数字档案管理系统国家综合档案馆自身服务职能的不断拓展与深化，为数字档案资源的建设提供了基本的内在动力源泉。

数字档案室的分类编目组织应能以自动或半自动化方式为各门类电子文件或传统载体归档文件的年度、机构或问题、项目代号、案卷号、件号、保管期限等分类项赋值，调整其排列顺序，从而完成电子文件或辅助完成传统载体归档文件的分类组织，维护关于同一事由的往来文件、组件的完整性和相互间的有机关联。归档存储应能统筹电子文件和传统载体归档文件，根据分类结果自动赋予档号，完成归档过程。应能依据档号各构成项自动、逐级建立并命名文件夹，分类存储电子档案，并采用档号自动为电子档案命名；应使用第三方认证机构提供的技术手段，在适当时间生成电子档案原文的固化信息，提供验证途径。传统载体档案数字副本的上传、挂接和存储功能需求可参照执行。

数字档案室的服务器是数字档案室必备的基础设施。服务器性能和数量的配置，应能满足数字档案室应用系统以及数据库、中间件、全文检索、备份、防病毒等基础软件的部署和安全高效运行的需求，并适当冗余、可扩展。存储与备份，为满足各门类电子档案和传统载体档案数字副本的存储、利用和备份要求，应为数字档案室配备先进、高效和稳定的磁盘阵列作为数字档案资源在线存储设备。根据机关制定的数字档案资源保存策略，确定近线或离线备份系统的配置，近线备份应选择磁带库或虚拟带库及相应的备份软件，离线备份可选择光盘、移动硬盘等脱机存储介质以及相应的备份、检测设备。验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。

数字档案室的安全保障体系应建立数字档案室应用系统的三员管理制度，明确系统管理员、安全管理员和安全审计员职责，并按照制度贯彻落实。应结合三员管理制度，为数字档案室应用系统设计、实施完善的用户权限配置和管理功能，为数字档案资源的安全存储、管理、利用提供保障。应为数字档案室的应用系统配备正版杀毒软件。如果有必要，应有选择地配备防火墙、用户认证、数字签名、移动存储介质管理软件、业务审计软件等安全管理工具。档案学会到档案服务企业， 希翼抓住时代机遇，让档案工作在时代发展中发挥更大作用。江苏事业单位数字档案管理系统

建议档案部门成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收。河北事业单位数字档案室建设指南

数字档案室的检索利用，数字档案室应用系统应以权限管理为基础，支持多途径、多角度且易用的检索和利用方式，应能满足用户各类查询、阅览、编研等基本功能需求。档案检索应能提供多种类型的检索方式，包括不设定检索字段的简单检索，选定多项检索字段及其逻辑关系的高级检索，模糊检索和精确检索，跨档案门类检索，全文检索等。应支持用户根据需要设定任意检索条件查找其权限许可范围内的数字档案资源，并能在检索结果中作更精确查找。河北事业单位数字档案室建设指南

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